Dans sa loi de Finance 2020, le gouvernement a décidé que la facture électronique deviendrait obligatoire pour les échanges B2B des entreprises françaises. Ce passage à la facturation électronique se fera progressivement à partir de septembre 2026 et s’étendra jusqu’en septembre 2027, en fonction des différentes tailles d’entreprises.
Cette réforme repose sur la mise en place d’un Portail Public de Facturation (PPF) sur lequel devront transiter, à terme, tous les flux de facturation français. Cependant, le PPF n’acceptera pas tous les types de formats de facture. Seuls, l’XML UBL, l’XML CII et le format Factur-X seront autorisés.
A noter qu’il sera possible d’utiliser d’autres formats, tels que l’EDI, si vous passez par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Pour en savoir plus sur les obligations sur le e-invoicing et le e-reporting, n’hésitez pas à consulter nos articles.
Voyons maintenant en détail le format Factur-X.
Qu’est-ce que le format Factur-X ?
Factur-X est un format de facture électronique. Pour rappel, une facture électronique est une facture qui est créée, émise et reçue au format électronique. Un PDF seul n’est donc pas considéré comme une facture électronique.
Factur-X a été créé conjointement par la France et l’Allemagne en 2017. Ce format permet notamment de répondre aux exigences de la norme sémantique européenne EN16931 mise en place par le Comité Européen de la Normalisation (CEN). C’est le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) et son équivalent allemand, le FeRD, qui en sont à l’origine.
Factur-X : le meilleur des deux mondes
Mais Factur-X, c’est quoi concrètement ? Il s’agit d’un fichier PDF/A-3, autrement dit, un format « mixte » ou « hybride » qui va combiner à la fois un PDF et un fichier structuré. C’est-à-dire, que ce format est composé :
- d’une facture au format PDF lisible classiquement par l’homme
- d’un fichier de données structurées XML reprenant les détails de la facture.
La partie structurée va permettre d’intégrer automatiquement la facture dans votre système de gestion, type ERP, ou dans votre logiciel de comptabilité.
Les profils de données Factur-X
Pour faciliter l’adoption et la généralisation de ce format de facture électronique, différents profils de données ont été mis en place pour s’adapter aux différentes tailles d’entreprises :
- MINIMUM : correspond à l’extraction des données d’en-tête et de pied par océrisation. C’est équivalent aux données minimums demandées par la plateforme Chorus Pro dans le cadre de la facture électronique obligatoire pour les échanges B2G.
- BASIC WL (Without Lines) : correspond aux données d’en-tête et de pied les plus utilisées par les acheteurs.
- BASIC : ajoute les données essentielles de ligne au profil BASIC WL.
- EN 16931 : comprends toutes les données inscrites dans la norme sémantique européenne EN16931.
- EXTENDED : correspond au profil précédent, mais prend en compte des processus commerciaux plus complexes (factures avec plusieurs lieux de livraison, conditions de paiement spécifiques, etc.).
Les avantages du format Factur-X
En clair, pourquoi utiliser Factur-X ? Le format de facture Factur-X permet un traitement automatisé de vos factures. Cela vous permet de réduire le risque d’erreurs et donc de litige, mais également de réduire vos coûts administratifs liés à la gestion de la facturation. Vous gagnez du temps et pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De manière générale, vous optimisez vos coûts, sécurisez vos informations et améliorez vos relations commerciales.
Comment créer une Factur-X ?
Pour créer une Factur-X, il vous faut aujourd’hui passer par un prestataire de dématérialisation tel que TX2 CONCEPT, par exemple. Ensuite, la solution va varier en fonction de vos capacités internes.
Si vous êtes équipés d’un système de gestion et que vous êtes en capacité de nous transmettre vos factures sous forme de données structurées. Dans ce cas, nous traduisons ces données vers le format Factur-X. Pour la partie lisible du Factur-X : vous pouvez nous mettre votre template de PDF à disposition ou nous pouvons utiliser un template générique.
Si vous n’êtes pas en capacité de nous transmettre de la donnée structurée, vous nous transmettez vos factures en PDF. Grâce à un système d’océrisation, nous traduisons vos factures au format Factur-X. Ce système requiert cependant une ressaisie manuelle de certains champs qui ne sauraient être lus correctement.
Dans le cadre de ces obligations, vous aurez également la possibilité de télécharger vos factures PDF une à une sur le Portail Public de Facturation (PPF). Le PPF se chargera de générer un format Factur-X à partir de votre PDF grâce à un système d’océrisation. Ce système implique lui aussi une ressaisie manuelle de certains champs.
Le format Factur-X va-t-il devenir obligatoire à partir de 2026 ?
Le format Factur-X fait partie des 3 formats du socle obligatoire qui seront acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF). Les deux autres étant le XML UBL et le XML CII.
C’est-à-dire qu’il ne sera possible de transmettre les factures que dans l’un de ces trois formats au PPF.
Dans le cadre des obligations de facturation électronique, seuls les profils ci-dessous seront autorisés pour le format Factur-X :
- BASIC WL
- BASIC
- EN 16931
- EXTENDED
En fonction de vos besoins et de ceux de vos partenaires, il peut être nécessaire d’opter à minima pour le profil BASIC qui contient les données à la ligne essentielles.
Factur-X : Anticipez le passage à la facture électronique obligatoire
TX2 CONCEPT est PDP, ou Plateforme de Dématérialisation Partenaire, pour le passage à la facture électronique obligatoire. Cela signifie que nous pourrons gérer tous vos flux de facturation aux formats attendus par le PPF, mais également en EDI. Vous pouvez ainsi répondre positivement à toutes les demandes de vos donneurs d’ordres.
Opter pour le format Factur-X dès aujourd’hui est une solution pertinente et avantageuse pour anticiper la réforme sur l’obligation de facturation électronique. Vous répondez aux demandes actuelles de vos partenaires et vous vous assurez d’être en conformité pour 2026.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à réserver un créneau pour un rendez-vous téléphonique avec l’un de nos experts.
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