Contrairement à ce que l’on peut encore penser, passer à la facture dématérialisée ne signifie pas investir dans des développements informatiques internes risqués et coûteux. Néanmoins, pour mener ce projet à bien, et pour réaliser des économies substantielles, il est très important de bien le préparer. D’une manière générale, l’approche adoptée par chaque entreprise, doit refléter sa position en tant que destinataire ou émetteur des données, les besoins clients/fournisseurs, et la zone géographique couverte (locale/européenne/mondiale).
Voici quelques points clés à prendre en considération pour mener à bien un projet de dématérialisation de factures :
Un mécénat exécutif
Déployer une solution de dématérialisation de factures au sein de l’entreprise requiert un encadrement et un engagement projet au plus haut niveau de l’entreprise, et notamment au niveau des départements Achats et Finances. Un Chef de Projet doit être nommé et s’assurer de l’adhésion de tous les collaborateurs de l’entreprise. Le projet émane bien souvent de la direction commerciale qui, au regard des obligations liées au référencement imposé par les clients, oblige l’entreprise à devoir se lancer dans un tel projet.
Une analyse des besoins
Comprendre le cadre et les objectifs de migrer vers la facture dématérialisée, tout comme maîtriser le nombre de factures émises et reçues est fondamental. Certains prestataires de solutions de dématérialisation de factures proposent des outils et services d’évaluation qui permettent d’analyser les types de factures (national ou international par exemple), les types de fournisseurs et d’acheteurs (B2C ou B2B par exemple), la taille de l’entreprise et le secteur d’activités de vos clients (automobile, grande distribution, supply chain…) et de vous estimer un coût par facture.
Un marché passé en revue
Dans un marché extrêmement fragmenté, il est vital de s’assurer, au travers de références, que le prestataire EDI choisi a une bonne expérience et sait s’adapter à la myriade de challenges techniques (interfaçage notamment avec plusieurs types d’ERP), juridiques (normes et standards selon les pays) et commerciaux (contraintes imposés par les acheteurs…).
Une connexion entre systèmes d’information simplifiée
Un service de facture dématérialisée doit pouvoir s’interfacer facilement avec tout type d’ERP ou de système d’information financier d’une organisation.
Un service multi-organisations
Un prestataire de facture dématérialisée doit être en mesure de pouvoir transmettre un large choix de formats de factures, de convertir une facture au format papier au format électronique et aussi de convertir une facture au format électronique au format papier, afin que puisse toujours être assuré l’envoi de factures par courrier.
Des attentes réalistes
Il n’est pas courant de fédérer immédiatement à 100% les différents interlocuteurs. Il est nécessaire de prendre en compte les capacités techniques de vos clients à recevoir des factures dématérialisées. Cela prendra forcément un temps d’adaptation mais permettra de maintenir des relations saines et pérennes entre acheteurs et fournisseurs.
Une communication accrue
La communication et la coopération sont les ingrédients phares qui mènent au succès. Il est important que toutes les parties prenantes prennent part et véhiculent les actions de communication, et comprennent bien l’importance de la facture dématérialisée dans le business.
