La dématérialisation des documents avec TX2 CONCEPT facilite le télétravail.

Avant la crise du coronavirus, travailler de son domicile n’était pas très courant. En effet, si cette pratique était déjà bien répandue dans d’autres pays comme les Pays-Bas, en France, peu d’entreprises encourageaient leurs collaborateurs à y recourir.

Cependant, afin de limiter la propagation du virus COVID-19, le gouvernement préconise le recours au télétravail. Cela est valable pour tous les postes qui le permettent depuis le premier confinement de mars 2020. Encore aujourd’hui, c’est un des axes majeurs de la stratégie gouvernementale pour lutter contre la pandémie.

Ce premier confinement a mis en lumière le retard de bon nombre d’entreprises dans la digitalisation de leurs activités. Celles-ci ont eu davantage de difficultés à s’adapter et à mettre en place le télétravail au début de cette période de crise.

 

Pourquoi est-il avantageux pour les entreprises d’instaurer le télétravail ?

Si le recours au télétravail s’est fait de manière soudaine, il est apparu que celui-ci avait de nombreux aspects positifs pour les entreprises. Tout d’abord, la fatigue de vos collaborateurs diminue. Ils sont alors plus réactifs et productifs dans leur travail.

Le télétravail leur permet de trouver un meilleur équilibre entre leurs vie professionnelle et leur vie personnelle. Ils sont ainsi plus épanouis ce qui améliore leur motivation et leur implication dans leur travail.

Ces effets bénéfiques diminuent les risques psycho-sociaux, l’absentéisme et les arrêts maladie.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, on observe une hausse de la productivité des salariés en télétravail. Le fait d’être moins souvent interrompus au cours de leurs tâches accroit leur concentration.

En parallèle, cela libère une partie de vos locaux. Vous pouvez réduire vos coûts en supprimant une partie de vos bureaux.

 

Quels sont les effets du télétravail sur vos collaborateurs ?

Comme vu précédemment, le télétravail à des nombreux avantages pour les entreprises car il est souvent bénéfique pour les collaborateurs. En effet, la diminution du temps passé dans les transports libère du temps pour le travail mais aussi pour la vie personnelle des salariés. Ils trouvent un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle car le télétravail offre une plus grande souplesse dans la gestion de leur emploi du temps. De plus, les conditions de travail sont généralement plus confortables ce qui diminue le stress et la fatigue.

 

Le télétravail permet à vos collaborateurs de travailler plus confortablement.

 

Pourquoi certaines entreprises sont-elles réticentes au télétravail ?

Tout d’abord, tous les métiers ne s’y prêtent pas. Seuls les emplois dit « de bureaux » sont compatibles avec le télétravail.

Ensuite, certaines entreprises ont des craintes quant à la confidentialité et la sécurité de leurs données. Cependant, la crise a montré que les entreprises réfractaires ont eu du mal à s’adapter rapidement lors du premier confinement. Cela a pu mettre à mal leurs activités.

En effet, le télétravail s’anticipe. Il est notamment nécessaire de mettre en place de nouveaux modes d’interactions pour palier au sentiment d’isolement que peuvent ressentir certains salariés. Mais l’élément essentiel à la réussite du télétravail est sans doute la dématérialisation. Si celle-ci n’a pas été mise en place préalablement, le télétravail ne permettra pas de maintenir un niveau de service habituel.

 

Qu’entend-on par « dématérialisation » ?

Au sein d’une entreprise on peut distinguer la dématérialisation de documents et la dématérialisation des processus. Dématérialisation un document revient à la produire sous forme numérique. Cela entraîne alors une modification des processus de traitement et de gestion de ces documents. Dématérialiser vos documents vous oblige à dématérialiser aussi tout ou partie de vos processus.

Voici quelques exemples de documents qui peuvent et devraient être dématérialisés : bulletin de paie, factures clients et fournisseurs, bon de commande et de livraison, contrats …

Ces documents doivent respecter certaines normes afin de respecter les obligations légales en vigueur.

Factur-X et Order-X en sont deux exemples. Pour en savoir plus sur ces deux normes, nous vous invitons à lire nos articles sur la mise en place d’une norme commune pour les commandes électroniques et sur le nouveau modèle de dématérialisation de factures.

 

Quelles sont les différentes solutions de dématérialisation dans les entreprises ?

Afin de dématérialiser vos documents commerciaux et administratifs vous pouvez vous tourner vers différentes solutions. Il existe par exemple, des solutions de gestion électronique documentaire ou GED qui permettent la numérisation des documents papiers. Il existe également des solutions d’archivage électronique ainsi que des solutions en mode hébergé ou Saas.

Concernant la dématérialisation des processus on distingue les solutions pour les processus P2P ou Purchase ta Pay tels que la réception, le contrôle et la validation des factures, les signatures électroniques, les paiements, etc. ; des processus managériaux avec des solutions permettant la mise en place de tableaux de bord pour organiser, suivre et piloter l’activité à distance, ce qui est essentiel pour assurer l’efficacité du télétravail.

 

Quels sont les avantages de la dématérialisation de documents ?

Dématérialiser vos documents et vos processus a de nombreux avantages qui sont à prendre en considération au vu du contexte actuel :

  • Réduction du risque d’erreurs de saisie ou d’archivage grâce à l’automatisation des processus.
  • Moins de temps passé par vos collaborateurs sur des tâches chronophages.  D’où une concentration sur les tâches à plus forte valeur ajoutée et une amélioration du bien-être des salariés.
  • Diminution des coûts liés au papier, aux cartouches d’encre, au stockage, aux modalités de diffusion des documents tels que les enveloppes et les frais d’affranchissement …
  • Facilite et accélère la circulation des documents au sein de l’entreprise et avec vos partenaires. Cela vous permet une plus grande efficacité et réactivité dans le cadre du télétravail.
  • Amélioration de la sécurité des données qui sont sauvegardées sur des serveurs sécurisés.

 

La dématérialisation améliore la sécurité des données échangées.

 

En dehors de la crise du COVID-19 et du télétravail, la dématérialisation permet une plus grande fiabilité dans la gestion des documents (moins d’erreurs et d’oublis), une meilleure réactivité et un recentrage du travail des collaborateurs sur des tâches a plus forte valeur ajoutée.

Mais dans le contexte actuel il est essentiel de prendre conscience que télétravailler ce n’est pas simplement mettre des ordinateurs portables et des smartphones à disposition de ses employés. La dématérialisation des systèmes est un prérequis pour maintenir l’efficacité du travail. Il est essentiel de trouver des solutions qui respectent la confidentialité et la protection des données tout en permettant l’efficacité du télétravail.

Les documents doivent être accessibles à toutes les personnes qui pourraient avoir besoin d’y accéder peu importe le support et leur localisation à l’instant T.

 

TX2 CONCEPT et la dématérialisation

Une telle transition doit se préparer avec précaution. C’est pourquoi il est préférable de se faire accompagner par des entreprises spécialisées dans la dématérialisation.

Chez TX2 CONCEPT, en tant qu’expert en échange de données informatisé ou EDI, nous sommes en mesure de vous apporter notre aide. Nos solutions permettent de dématérialiser tout type de flux, qu’ils soient commerciaux, administratifs ou logistiques.

Que ce soit avec l’EDI hébergé, l’EDI en licence ou le web EDI, les flux que vous échangez avec vos partenaires peuvent être dématérialisés. Cela peut être réalisée de manière totalement intégrée avec votre ERP si vous en possédez un. Vos transactions commerciales telles que vos bons de commande, avis d’expédition et factures peuvent ainsi être dématérialisées grâce à nos solutions EDI afin de simplifier vos échanges.

Nous proposons notamment une solution de dématérialisation de factures. Celle-ci vous permet de dématérialiser fiscalement vos factures au format EDI ou PDF. TX2 E-INVOICING est disponible en hébergement ainsi qu’en licence dans différentes langues.

Il est également possible de dématérialiser vos fiches produit afin de diminuer les coûts administratifs de maintenance des bases articles et d’optimiser les processus avec les partenaires dans le but d’éviter les erreurs et les litiges.

Pour en savoir plus sur nos solutions vous pouvez contacter directement l’un de nos consultants. Nous serions ravis de vous conseiller et de vous accompagner dans votre projet de transformation digitale.