Explications simples et claires de l'EDI.

Vous avez entendu parler de l’EDI mais vous ne comprenez pas bien de quoi il s’agit, ni comment cela fonctionne ?

Je le conçois, certaines explications de l’Echange de Données Informatisé sont complexes voire même barbares pour des individus n’ayant que peu de connaissance en informatique. Mais ne paniquez pas, nous allons vous expliquer dans cet article à quoi correspond l’EDI d’une manière simple et imagée afin que cela n’ait plus de secret pour vous.

 

Définition simple de l’EDI

L’EDI selon l’INSEE

Pour commencer, voici la définition complète de l’EDI selon l’INSEE :

« L’échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence (ex : Edifact).

A titre d’exemple, l’envoi par fax d’une commande puis sa saisie par un opérateur de l’entreprise fournisseur, est remplacé par l’émission d’une information qui est acheminée vers un ordinateur de l’entreprise fournisseur capable d’interpréter la commande. »

(Source : https://www.insee.fr/fr/metadonnees/definition/c1026)

 

En clair, pour faire de l’EDI il faut une connexion ordinateur-à-ordinateur. Un document EDI remplace alors le document papier par un document électronique. Il remplace également les mails.

Même si un mail est envoyé par voie électronique, les documents que l’on échange par ce biais doivent être traité par des personnes et non directement par un ordinateur.

C’est là qu’est la différence : en passant par l’EDI, les documents sont transmis directement vers l’application métier (son ERP, par exemple) sur l’ordinateur du destinataire. Leur traitement commence dès la réception sans intervention humaine.

La définition de l’EDI indique que cette technologie permet d’échanger des documents commerciaux. On entend par là tous les documents inter-entreprises quotidiens tels que les bons de commande, les factures, les avis d’expédition, les états de stocks et bien d’autres encore.

 

La standardisation des échanges

Pour que ces documents puissent être traités automatiquement par les ordinateurs, il est nécessaire d’utiliser un format standard. Ainsi, l’ordinateur est en mesure de lire et de comprendre le document.

Par exemple, le format standardisé indique le type et la forme des données. Il indique si la date doit avoir la forme jj/mm/aaaa ou mm/jj/aaaa.

Sans cette standardisation, chaque entreprise utiliserait son propre format ce qui rendrait impossible une compréhension automatique par les autres ordinateurs. C’est comme si deux personnes ne parlaient pas la même langue. Il serait impossible pour elles de communiquer sans utiliser un traducteur. Dans ce cas, l’EDI vient jouer le rôle de traducteur.

Il existe différentes normes qui viennent standardiser les échanges EDI : EDIFACT, ANSI, TRADACOMS … Chacune d’elles possède diverses versions. C’est pourquoi, lorsque deux entreprises souhaitent passer à l’EDI, elles doivent s’accorder sur le choix de la norme et de la version. Cela permet aux ERP des deux parties d’être en capacité de lire ce document.

L’EDI va alors permettre de traduire le document de l’entreprise expéditrice qui possède son propre format en interne pour qu’il soit conforme au standard choisi. Ce document est ensuite envoyé au destinataire puis traduis une nouvelle fois pour être compréhensible par le système interne de cette autre entreprise.

Comme nous le disions, l’EDI n’est autre qu’un traducteur.

 

Avantage de l'EDI par rapport au papier

 

 

Fonctionnement de l’EDI expliqué simplement

Comme nous venons le voir, les messages EDI utilisent des normes et standards. Si une donnée d’un document, par exemple une facture, était placée au mauvais endroit ou si elle était manquante, alors le document EDI ne pourrait pas être traité correctement par le système de gestion du destinataire.

Ces normes et standards sont mises en place par des organisations telles que GS1, ODETTE, TRADACOMS ou encore l’ASC X12. Généralement, une organisation est spécifique à un secteur. ODETTE correspond au secteur automobile, par exemple. Découvrez les principales normes EDI.

 

Une fois que les partenaires commerciaux sont d’accord sur la norme à mettre en place, le processus se décompose en 3 étapes :

 

1. La préparation des documents

Il faut tout d’abord recueillir et organiser les données nécessaires à la création du document EDI. Par exemple, pour une facture, votre système doit créer un fichier électronique contenant les informations nécessaires à la création de la facture au format EDI. Pour que celui-ci dispose de ces données, plusieurs solutions sont possibles :

  • Une personne saisie les données sur un ordinateur
  • Les données sont exportées d’une base de données

D’autres solutions plus techniques peuvent être mises en place comme l’achat d’un logiciel possédant des interfaces intégrées pour la création de fichiers EDI ou encore l’amélioration d’applications existantes permettant la création automatique de certains fichiers traduisibles au format EDI. Pour en savoir plus, nous vous invitons à contacter l’un de nos experts qui saura vous conseiller en fonction de votre besoin.

 

2. La traduction des documents

Maintenant que le document interne est créé, il ne reste plus qu’à le traduire au format standard défini en amont. Pour se faire, il est possible d’utiliser un logiciel de traduction EDI acheté par l’entreprise.

Cela implique d’avoir les compétences en interne pour le gérer et le mettre à jour. Il est nécessaire d’avoir une expertise en mapping pour définir comment les données internes seront associés avec les données EDI.

Il est aussi possible de passer par un prestataire de service EDI. C’est le choix fait par la majorité des entreprises aujourd’hui. Le prestataire se charge de la traduction de vos documents au format EDI.

 

3. La connexion et la transmission des documents EDI

Vos documents EDI sont prêts à être envoyés mais de quelle manière devez-vous les transmettre à votre partenaire ?

Plusieurs solutions sont possibles :

  • La connexion directe ou point-à-point. Une connexion unique est alors mise en place avec chaque partenaire. Ce type d’EDI est pertinent entre un client et un fournisseur qui échangent un grand volume de documents quotidiennement.
  • La connexion via un réseau à valeur ajoutée (VAN). Dans ce cas, le fournisseur de réseau met à disposition de l’émetteur et du destinataire une sorte de boîte aux lettres électronique sur laquelle ils peuvent envoyer et recevoir leurs documents EDI.
  • La connexion via un protocole de communication Internet sécurisé tel que l’AS2. Les données s’échangent via Internet de façon sécurisée.
  • L’utilisation du Web EDI. Ce type d’EDI ne nécessite qu’une simple connexion Internet. C’est la solution privilégiée pour les TPE et PME dont le volume de documents EDI n’est pas trop important.
  • L’externalisation de l’EDI. C’est la solution choisie par la majorité des entreprises qui n’ayant pas les ressources nécessaires en interne, préfèrent se tourner vers un prestataire de services EDI spécialisé pour gérer quotidiennement leur environnement EDI.

 

Qui peut utiliser l’EDI ?

L’EDI peut être utile à toutes les entreprises et administrations échangeant des documents commerciaux avec ses partenaires, peu importe leur secteur d’activité ou leur taille. Il existe une solution EDI adaptée à chaque entreprise. Il faut cependant que vos partenaires soient en capacité de recevoir et de traiter des documents EDI pour les intégrer dans leur système de gestion.

Chez TX2 CONCEPT, nous travaillons principalement avec des acteurs de la grande distribution, de l’industrie automobile, du transport, de la logistique et de l’optique.

 

Quels sont les avantages de l’EDI ?

Les avantages de l’EDI sont nombreux, c’est pourquoi c’est le moyen de communication privilégié d’un grand nombre d’entreprises de toutes tailles. L’automatisation de traitement des documents EDI et l’intégration directe des données permettent :

  • Un gain de temps et une réduction des coûts. Le traitement qui se faisait préalablement manuellement prenait du temps. L’automatisation a permit de gagner en rapidité et ainsi de réduire le coût de la main d’œuvre. D’autres coûts liés au papier, aux envois postaux, etc. disparaissent également.
  • Une amélioration de l’efficacité et de la productivité. L’échange et le traitement des documents étant plus rapide, les entreprises sont en capacités d’en échanger davantage dans un laps de temps réduit et ce, avec une meilleure précision.
  • Une réduction des erreurs. En effet, comme dit précédemment, l’EDI améliore la précision puisqu’il réduit le risque d’erreurs humaines.
  • Une amélioration de la traçabilité des documents. Plus de risque de documents perdus, ce qui, en cas de litige, a toute son importance. De plus, l’intégration directe à votre ERP facilite la visibilité et l’analyse des documents.
  • Une amélioration des relations commerciales. Tous les avantages évoqués précédemment permettent de renforcer les relations entre les partenaires commerciaux. Moins d’erreurs et de retards donc moins de litiges, une communication plus fluide et sécurisée … Tout cela favorise les échanges inter-entreprises.

 

Comment mettre en place de l’EDI ?

Pour mettre en place l’EDI il est nécessaire de commencer par auditer vos besoins actuels. Cela vous permettra de choisir la solution EDI la plus adaptée à vos besoins.

Chez TX2 CONCEPT, nous proposons des solutions EDI en mode SaaS ou en licence, ainsi qu’une solution de Web EDI. C’est la situation de votre entreprise qui détermine laquelle de ces solutions est la plus adaptée.

Nos experts sont là pour vous conseiller et vous accompagner dans votre projet. N’hésitez pas à les contacter pour en savoir plus :