Tout savoir sur la mise en place de l'obligation de dématérialisation des factures avec TX2 CONCEPT.

Aujourd’hui, entre 10% et 20% de la totalité des factures échangées en France le sont au format électronique. Cette part minime reflète une utilisation encore très répandue du papier.

Ce constat peut sembler étonnant à la vue des nombreux avantages que confère la facturation électronique. Nous vous en parlerons plus en détail un peu plus bas.

Mais malgré (ou grâce) à la crise sanitaire, on observe une prise de conscience des entreprises qui souhaitent repenser et moderniser leur mode de fonctionnement notamment pour s’adapter au télétravail. La facturation étant un élément central dans les processus des entreprises, leur dématérialisation devient essentielle.

La dématérialisation des processus et des documents mais tout particulièrement la dématérialisation des factures, se généralise au niveau mondial. Des obligations de facturation électronique se mettent en place progressivement dans de nombreux pays.

Et comme vous en avez probablement entendu parler, c’est aussi le cas de la France qui a décidé dans sa loi de finance 2020 de généraliser la facturation électronique au secteur privé. Cette obligation était déjà en place pour les factures échangées dans le secteur public.

Cette prise de conscience des entreprises et leur volonté d’anticiper cette obligation ont conduit à une forte croissance de la facturation électronique.

Le gouvernement a donc pris la décision d’harmoniser les différents systèmes de facturation et de généraliser le processus. Voyons ensemble comment.

 

Loi de finance 2020 : Obligation de e-invoicing et e-reporting

Une mise en place progressive

L’obligation de facturation électronique sera mise en place progressivement afin de s’adapter aux mieux aux différentes tailles d’entreprises.

Dès le 1er janvier 2023, toutes les entreprises auront l’obligation d’accepter la réception de factures électroniques. L’émission de factures dématérialisées ne sera obligatoire que pour les grandes entreprises à cette date.

En 2024, l’obligation sera étendue aux ETI et en 2025 aux PME et TPE.

L’obligation de e-reporting devrait en principe suivre celle de l’émission des factures.

Cette mise en place comportera ainsi 2 phases :

  1. La mise en place de e-invoicing et du e-reporting
  2. La mise en place dès 2025 des déclarations de TVA pré-remplies

Le pré-remplissages des déclarations de TVA sera rendu possible grâce aux données de facturation qui auront été transmisses à la DGFIP lors de l’émission des factures.

Le problème aujourd’hui est que bon nombre d’entreprises ne sont pas encore informées de l’obligation à venir, et n’anticipent donc pas la démarche à suivre. C’est pourquoi nous sommes là pour les informer, les conseiller et les accompagner afin qu’elles puissent être en conformité avec la réglementation le plus efficacement possible.

 

Les objectifs de la dématérialisation de factures

Le gouvernement a 4 objectifs principaux :

  • Prévenir et lutter contre la fraude à la TVA grâce au recoupements automatisés.
  • Diminuer les coûts pour les entreprises et ainsi amélioration leur compétitivité. Cela permettra de sécuriser les relations commerciales entre entreprises.
  • Faciliter la remontée d’informations économiques en temps réel aux services de l’Etat pour adapter la politique économique le plus rapidement possible.
  • Réduire les coûts déclaratifs et faciliter les déclarations avec le pré-remplissage.

 

Quel modèle de facturation électronique privilégie le gouvernement ?

Le gouvernement souhaite mettre en place un modèle mixte qui s’inspire de ce qui a été mis en place pour le secteur public avec la plateforme Chorus Pro. Ce modèle dit schéma en « Y » permettra à la fois la facturation électronique et la transmission de données ou e-reporting aux services de l’Etat. En effet, la dématérialisation de facture seule ne suffit pas à lutter efficacement contre la fraude, c’est pourquoi cette obligation de e-invoicing est accompagnée de celle d’e-reporting.

Cela permettra à l’administration fiscale d’effectuer des recoupements entre les achats et les ventes afin de lutter contre la fraude fiscale. A terme, cela permettra également la mise en place du pré-remplissage des déclarations de TVA.

Le e-reporting concernera notamment les ventes B2C, B2B internationales et les acquisitions intra-communautaires ainsi que les encaissements.

 

L’aspect technique de cette réforme

Une cohabitation entre des plateformes privées certifiées tiers de confiance et la plateforme publique sera mise en place.

Voici un schéma pour que le fonctionnement soit plus clair.

 

Schéma du modèle en Y pour l'obligation de dématérialisation des factures.

 

Les documents qui seront concernés sont les factures, les factures rectificatives et les avoirs. Ils s’échangeront via 3 canaux de communication : les APIs, un portail web et l’EDI.

Cette solution automatisée permettra de suivre l’avancée du traitement des factures.

 

L’objectif à moyen et long terme est que toutes les entreprises soient capables d’émettre des factures dans un format structuré ou mixte de type EDI ou Factur-X.

Dans un premier temps, les entreprises les moins informatisées pourront émettre des factures au format PDF. La durée de cette période n’a cependant pas été annoncée par la DGFIP d’où la nécessité d’anticiper et de se conformer à la législation pour être capable d’émettre des factures dans un format structuré ou mixte.

 

Le rôle des plateformes privées certifiées

Le rôle des plateformes privées certifiées sera de transmettre à la plateforme publique les données de factures. Elles seront garantes des exigences fiscales et légales. Elles recevront vos factures dans le format de votre choix, se chargeront d’extraire les données attendues et d’effectuer les contrôles exigés afin de les transmettre à la plateforme publique. Si tout est en ordre, elles pourront alors transmettre la facture à vos acheteurs ou fournisseurs.

Sans passer par une plateforme privée certifiées, vous devrez transmettre vos factures dans un format obligatoire (XML UBL / CII ou Factur-X) à la plateforme publique. Vos acheteurs ou fournisseur pourront ensuite obtenir leur facture.

 

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

La liste des avantages du e-invoicing est longue. Si vous percevez aujourd’hui cette obligation comme une charge, vous vous apercevrez rapidement que l’e-invoicing est une opportunité pour votre entreprise.

Passer à la facture dématérialisée vous procure :

  • Un gain de temps : vous limitez les retards et délais de paiement tout en réduisant les tâches chronophages pour vos collaborateurs.
  • Un gain de productivité et de réactivité pour les directions financières
  • Une réduction des litiges grâce à la traçabilité des échanges et à la réduction des délais.
  • Une optimisation des processus de gestion, de la trésorerie et des relations avec les clients et fournisseurs.
  • Un gain de sécurité grâce à l’archivage électronique.
  • Une réduction des coûts de gestion : le coût moyen d’une facture passe de plus de 10€ pour une version papier à moins de 1€ au format électronique selon l’IGF* (ne concerne que la partie facturation pas e-reporting)
  • Une réduction du risque d’erreurs humaines : erreurs de saisie, de perte de document, de manipulation de document papier …
  • Une conformité à la réglementation fiscale.

 

Comment passer à la dématérialisation de factures de manière efficace ?

Avant de mettre en place une solution il est essentiel d’auditer vos processus et de faire un état de lieu de l’existant pour identifier précisément vos besoins et objectifs. Cette étape ne doit pas être négligée car elle vous permettra de trouver un prestataire et une solution adaptée à votre entreprise.

Anticiper cette obligation vous permettra également d’en retirer des bénéfices opérationnels au plus tôt. Vous éviterez d’avoir à vous mettre en conformité dans la précipitation et de choisir une solution qui ne correspond pas suffisamment à vos besoins.

 

Pourquoi choisir TX2 CONCEPT ?

Tout d’abord, pour la sécurité de vos données. Avec TX2 CONCEPT, vos données sont hébergées en France dans le respect de la législation sur nos serveurs grâce au mode Saas.

Pour avoir un prestataire unique. Chez TX2 CONCEPT nous prenons en charge la dématérialisation des factures clients, fournisseurs et celles à destination du secteur public. En tant qu’expert EDI, nous sommes spécialistes de la dématérialisation des processus. En passant à l’EDI pour l’échange de tous vos flux, vous multipliez les bénéfices. Avoir un prestataire unique est un choix stratégique tant au niveau des coûts que de l’efficacité. Grâce à notre expertise, nous sommes en capacité de vous accompagner sur un périmètre plus large, telle que la gestion de vos commandes ou de vos avis d’expédition.

De plus, nous nous tenons informés des évolutions liées à cette obligation et nous engageons à faire toutes les démarches afin d’être certifiés tiers de confiance par la DGFIP.

 

Experts depuis 30 ans dans les solutions EDI et la dématérialisation, nous avons développé une solution d’e-invoicing afin de répondre aux besoins de nos clients.

Nous collaborons au quotidien avec plus de 2000 sociétés dans plus de 40 pays, notamment auprès des acteurs de 4 secteurs ciblés : l’industrie automobile, la distribution, la logistique & les transports, et l’optique.

 

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de votre projet, n’hésitez pas à nous contacter par :